Menu
A+ A A-

Κανονισμός λειτουργίας γραμματείας

 

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ

 1.Υπεύθυνος για τη λειτουργία της γραμματείας, ορίζεται εκ του καταστατικού, ο Γ. Γραμματέας του Δ.Σ. Σε περίπτωση απουσίας του γραμματέα, αναπληρώνεται από τον έφορο Δημοσίων Σχέσεων.  

2.Ο Γ.Γραμματέας μεριμνά  και  επιμελείται  για τη σωστή τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων του Δ.Σ  και  των  Γενικών  Συνελεύσεων.Φροντίζει  για  την  υπογραφή τους από τα μέλη του Δ.Σ.  και  του  προεδρείου  της  Γενικής  Συνέλευσης  αντίστοιχα.

3.Καταχωρεί  στο πρωτόκολλο εισερχομένων – εξερχομένων εγγράφων  την  αλληλογραφία  και φροντίζει για την αρχειοθέτησή της. 

4.Τηρεί και ενημερώνει το μητρώο μελών του συλλόγου σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. 

5.Είναι υπεύθυνος για την αλληλογραφία του συλλόγου και προσυπογράφει τα εξερχόμενα έγγραφα μαζί με τον Πρόεδρο,σφραγίζει δε  αυτά με τη στρογγυλή σφραγίδα του Συλλόγου. Είναι υπεύθυνος για την ασφάλειά της. 

6.Είναι υπεύθυνος για την ορθή τήρηση και ασφάλεια του αρχείου του Συλλόγου. 

7.Φροντίζει για την αναπλήρωση του εντύπου υλικού της γραμματείας και την ασφάλεια του χώρου. 

8.Είναι υπεύθυνος για την τήρηση και  τη  θεώρηση  των  παρακάτω  βιβλίων:

α. Γενικών Συνελεύσεων των μελών 

β. Πρακτικών Συνεδριάσεων του Δ.Σ. 

γ. Πρωτοκόλλου εισερχομένης& εξερχομένης αλληλογραφίας 

δ. Μητρώου Μελών 

ε. Βιβλίο  Εξελεγκτικής  Επιτροπής 

Τα βιβλία αυτά αριθμούνται και θεωρούνται από τον Πρόεδρο και τον Γραμματέα της Λέσχης όπου αναγράφεται ο αριθμός των σελίδων και η χρήση του βιβλίου. 

Φροντίζει για την τακτική ενημέρωση με οποιονδήποτε τρόπο ( τηλέφωνο, email, κ.λ.π.) του Προέδρου και των υπολοίπων μελών του Δ.Σ. για τα τρέχοντα θέματα. 

Είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια του ηλεκτρονικού αρχείου του Συλλόγου. Για το λόγο αυτό μεταφέρει σε εξωτερικό σκληρό δίσκο το ηλεκτρονικό υλικό του υπολογιστή. Μία φορά το μήνα γίνεται ενημέρωση του αρχείου. Ο σκληρός δίσκος φυλάσσεται σε ασφαλές μέρος εκτός συλλόγου για τη σωτηρία των αρχείων της Λέσχης, σε περίπτωση κλοπής ή ατυχήματος. 

Είναι υπεύθυνος και συνεργάζεται με τη βοηθό γραμματείας η οποία είναι έμμισθη ή άμισθη και προσφέρει εθελοντική εργασία, όπως όλο το Δ.Σ. και προέρχεται από την τάξη των μελών του Συλλόγου.

Η βοηθός γραμματείας  

α.Χειρίζεται τον ηλεκτρονικό υπολογιστή και όλα τα συνδεόμενα με αυτόν μηχανήματα του Συλλόγου και είναι υπεύθυνη για την αρχειοθέτηση των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων καθώς και για την τήρηση αντιγράφων ασφαλείας. 

β. Δακτυλογραφεί την εξερχόμενη αλληλογραφία και την αρχειοθετεί στο φάκελο και  στο ηλεκτρονικό αρχείο. 

γ. Παραλαμβάνει την εισερχόμενη αλληλογραφία και τα email από τον Η/Υ τα χαρακτηρίζει και ενημερώνει τον Πρόεδρο ή τον Γραμματέα. 

δ. Είναι υπεύθυνη για την ενημέρωση των φακέλων που τηρούνται στο Τμήμα   Γραμματείας. 

ε. Συνεργάζεται με τον υπεύθυνο της έκδοσης του ΑΡΓΟΝΑΥΤΗ αντιγράφοντας τα κείμενα των συνεργατών της εφημερίδας, συγκεντρώνοντας υλικό και τηρώντας το σχετικό αρχείο. 

στ. Είναι υπεύθυνη για την ανανέωση των συμφωνητικών παροχής υπηρεσιών.

 ζ. Είναι  υπεύθυνη  για  την  ευταξία  στο  χώρο  της  Γραμματείας

  Η βοηθός γραμματείας μπορεί να παρευρίσκεται στις συνεδριάσεις του Δ.Σ. χωρίς δικαίωμα ψήφου, όπως άλλωστε και όλα τα μέλη του Συλλόγου. 

  Για τροποποίηση του παρόντος απαιτείται πλειοψηφία των πέντε εκ των εννέα μελών του Δ.Σ. Ο τροποποιημένος κανονισμός πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις ισχύουσες διατάξεις, οι οποίες ισχύουν από την επόμενη συνεδρίαση από την τροποποίηση. Ο κανονισμός δεν φέρει αύξοντα αριθμό αλλά μονάχα την ημερομηνία ισχύος του. 

         Για οποιοδήποτε θέμα ερμηνείας του παρόντος κανονισμού ή θέματος που δεν ρυθμίζεται από τον κανονισμό αποφασίζει το Δ.Σ. μετά από εισήγηση του Προέδρου. 

 

 

  Βέροια 02 Αυγούστου 2015

               

 

                  Ο Πρόεδρος                                     Ο Γ. Γραμματέας

                                                         Σαρημιχαηλίδης Παύλος                   Τουμπουλίδης Νικόλαος

Διαβάστε περισσότερα...
Συνδρομή σε αυτήν την τροφοδοσία RSS

Συνδεδεμένοι επισκέπτες

Αυτήν τη στιγμή επισκέπτονται τον ιστότοπό μας 36 επισκέπτες και κανένα μέλος